Nebenkosten­abrechnung 2025: Frist 31.12.2026 – so kommt sie rechtzeitig an

Bis wann muss die Abrechnung 2025 beim Mieter sein?

Über die Betriebskostenvorauszahlungen ist jährlich abzurechnen, und die Abrechnung ist der Mietpartei spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 und 2 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 endet die Frist also am 31.12.2026. Der 31.12.2026 ist ein Donnerstag und kein gesetzlicher Feiertag – die Frist verschiebt sich nicht.

Läuft dein Abrechnungszeitraum nicht über das Kalenderjahr, rechnest du entsprechend: Für den Zeitraum 01.07.2025 bis 30.06.2026 endet die Frist am 30.06.2027.

Entscheidend ist der Zugang bei der Mietpartei, nicht das Absendedatum. Den rechtzeitigen Zugang musst im Streitfall du beweisen. Verzögert sich die Zustellung bei der Post oder geht der Brief verloren, geht das zu deinen Lasten (BGH, Urteil vom 21.01.2009 – VIII ZR 107/08).

Was passiert, wenn du die Frist verpasst?

Nach Ablauf der Frist kannst du keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Dafür musst du konkret darlegen und beweisen, warum du nicht rechtzeitig abrechnen konntest. Bei vermieteten Eigentumswohnungen reicht es nicht ohne Weiteres aus, auf die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft zu warten (BGH, Urteil vom 25.01.2017 – VIII ZR 249/15).

Die Frist schützt die Mietpartei nur vor Nachforderungen. Ergibt die Abrechnung ein Guthaben, musst du es auch nach Fristablauf auszahlen – abrechnen musst du also trotzdem.

Rechnest du gar nicht ab, darf die Mietpartei im laufenden Mietverhältnis die weiteren Betriebskostenvorauszahlungen zurückhalten, bis die Abrechnung vorliegt (BGH, Urteil vom 29.03.2006 – VIII ZR 191/05). Ist das Mietverhältnis beendet, kann sie die geleisteten Vorauszahlungen zurückverlangen (BGH, Urteil vom 09.03.2005 – VIII ZR 57/04).

Den Zugang nachweisbar machen

Am sichersten ist die persönliche Übergabe gegen eine unterschriebene Empfangsbestätigung oder die Zustellung durch einen Boten. Der Bote sollte die Abrechnung selbst lesen, eintüten und in den Briefkasten werfen und dabei Datum, Uhrzeit und Anschrift notieren – dann kann er später bezeugen, was wann zugestellt wurde.

Beim Einwurf-Einschreiben ist der Beweiswert umstritten. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass Einlieferungsbeleg und Online-Sendungsstatus allein nicht genügen, um den Zugang zu beweisen (BAG, Urteil vom 30.01.2025 – 2 AZR 68/24). Verlasse dich für die Fristwahrung deshalb nicht allein darauf. Ein Übergabe-Einschreiben ist ebenfalls riskant: Holt die Mietpartei es nicht ab, ist es nicht zugegangen.

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz für die Abrechnung nicht vor. Eine Übermittlung per E-Mail wird verbreitet für zulässig gehalten, wenn die Mietpartei diesen Weg für die Mietkorrespondenz nutzt. Den Zugang einer E-Mail nachzuweisen ist im Streitfall aber schwierig. Lass dir den Empfang bestätigen oder stelle die Abrechnung zusätzlich nachweisbar in Papierform zu.

Plane nicht mit dem letzten Tag: Ob ein Einwurf am Silvesternachmittag noch am selben Tag zugeht, hängt von Uhrzeit und Umständen ab und wird von den Gerichten nicht einheitlich beurteilt. Mit einer Zustellung bis Mitte Dezember bist du auf der sicheren Seite.

• Persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung
• Bote, der Inhalt und Einwurf bezeugen kann (Protokoll mit Datum und Uhrzeit)
• Einwurf-Einschreiben nur zusätzlich, nicht als einziger Nachweis
• E-Mail nur mit Empfangsbestätigung

Formell korrekt – sonst wahrt die Abrechnung die Frist nicht

Eine Abrechnung wahrt die Frist nur, wenn sie formell ordnungsgemäß ist. Dazu gehören die Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart, die Angabe und – soweit nötig – Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung deines Mieteranteils und der Abzug der Vorauszahlungen (st. Rspr., u. a. BGH, Urteil vom 20.01.2016 – VIII ZR 93/15). Maßstab ist, ob eine juristisch nicht geschulte Mietpartei die Abrechnung nachvollziehen kann.

Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung insoweit formell unwirksam und wahrt die Frist nicht (BGH, Urteil vom 09.04.2008 – VIII ZR 84/07). Inhaltliche Fehler, etwa ein falscher Betrag, kannst du dagegen korrigieren – zulasten der Mietpartei aber grundsätzlich nur bis zum Fristende (BGH, Urteil vom 17.11.2004 – VIII ZR 115/04). Auch deshalb lohnt es sich, früh abzurechnen: Dann bleibt Zeit für eine Korrektur.

Wenn ein Beleg noch fehlt – etwa der Grundsteuerbescheid

Ein fehlender Einzelbeleg ist kein Grund, die ganze Abrechnung zurückzuhalten. Rechne fristgerecht über alle übrigen Kosten ab. Kannst du eine einzelne Position ohne eigenes Verschulden noch nicht abrechnen, darfst du dir deren Nachberechnung vorbehalten (BGH, Urteil vom 12.12.2012 – VIII ZR 264/12). Nimm den Vorbehalt ausdrücklich in die Abrechnung auf.

Die Nachforderung für diese Position musst du dann im Regelfall innerhalb von drei Monaten geltend machen, nachdem das Hindernis weggefallen ist – bei der Grundsteuer also nach Zugang des Bescheids (BGH, Urteil vom 05.07.2006 – VIII ZR 220/05). Zu Teilabrechnungen bist du nicht verpflichtet (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB).

Was in der Abrechnung 2025 zu beachten ist

Grundsteuer: Seit dem 01.01.2025 wird die Grundsteuer nach neuem Recht erhoben. Sie bleibt als laufende öffentliche Last umlagefähig, wenn die Umlage im Mietvertrag vereinbart ist (§ 2 Nr. 1 BetrKV). Lege den Bescheid für 2025 zugrunde – ändert er sich später rückwirkend, gilt das oben zum Vorbehalt Gesagte.

Kabelfernsehen: Die laufenden Grundgebühren für Breitband- bzw. Kabelanschlüsse sind nur bis zum 30.06.2024 umlagefähig (§ 2 Nr. 15 BetrKV, Übergangsregel in § 230 Abs. 4 TKG) – in der Abrechnung 2025 haben sie nichts mehr zu suchen. Weiter umlegen kannst du nach § 2 Nr. 15 BetrKV etwa den Betriebsstrom einer Verteilanlage sowie Betriebsstrom und regelmäßige Prüfung einer Gemeinschaftsantenne.

Heiz- und Warmwasserkosten: Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent sind nach Verbrauch zu verteilen. Wird nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf die Mietpartei ihren Anteil um 15 Prozent kürzen; fehlen die vorgeschriebenen monatlichen Verbrauchsinformationen bei fernablesbaren Zählern, um 3 Prozent (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Hinzu kommt die Aufteilung der CO2-Kosten nach dem Stufenmodell: Fehlen Angaben dazu in der Heizkostenabrechnung, darf die Mietpartei ihren Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen (§ 7 CO2KostAufG).

Ausblick: Nicht fernablesbare Zähler und Heizkostenverteiler, die bis zum 01.12.2021 eingebaut wurden, müssen bis zum 31.12.2026 nachgerüstet oder ersetzt werden (§ 5 Abs. 3 HeizkostenV). Für die Abrechnung 2025 hat das keine Folgen, für die folgenden Jahre schon: Fehlt die fernablesbare Ausstattung, darf die Mietpartei um 3 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).

Zeitplan bis zum 31. Dezember

Mit diesem Ablauf bleibt genug Puffer für fehlende Belege und Korrekturen:

• Oktober: Belege sammeln – Grundsteuerbescheid, Versorger, Versicherungen, Hausmeister, Heizkostenabrechnung des Messdienstes
• November: Abrechnung erstellen und prüfen, fehlende Positionen mit Vorbehalt kennzeichnen
• Bis Mitte Dezember: nachweisbar zustellen und den Nachweis aufbewahren
• Danach: Belege für die Einsicht bereithalten, auf Wunsch auch elektronisch (§ 556 Abs. 4 BGB)

Kurz-FAQ

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